Industrialisez vos ventes : exploitez la puissance du digital
Faites-vous partie des entreprises dont la gestion des devis et des commandes se fait sur documents papiers ? La vérification de nombreux documents volants fait partie de votre quotidien ?
Alors cet article va vous intéresser…
Dans cette première partie nous aborderons les difficultés que rencontrent les entreprises qui travaillent essentiellement sur support papier.
L’information, c’est la vitalité de l’entreprise. Sur support papier, elle est très difficile à exploiter :
- Tout d’abord, les documents volants sont source d’erreurs et de confusion. En effet, les informations papier sont rapidement obsolètes. Il est difficile de les mettre à jour.
- Vous n’êtes jamais certains d’avoir transmis la dernière version du document aux personnes concernées. La traçabilité des informations sur papier est très compliquée.
- Encore pire, ne vous est-il jamais arrivé d’égarer des documents importants ?
- La recherche d’une information précise, même dans des documents triés dans un classeur est très fastidieuse.
- Sans parler du fait qu’archiver tout ceci prend énormément de place.
- S’il est fondamental / stratégique de fournir la bonne information au bon moment à tous les membres de vos équipes, il est tout aussi important d’en protéger l’accès. Comment sécuriser des papiers volants et des fax qui trainent sur les bureaux ? La divulgation de données critiques à une mauvaise personne peut entraîner d’importants dégâts dans une entreprise. Il faut s’assurer de leur protection. Que ce soit par rapport à leur accès ou bien contre la destruction physique (incendie…).
- L’absence d’outil informatique amène d’autres difficultés au quotidien : l’élaboration des devis est particulièrement pénible sur support papier. La complexité de calcul du chiffrage avec toutes les variations produits disponibles dans votre offre devient infernale lorsque le nombre de devis à construire est important.
- Le tarif dépend du modèle, des équipements, des accessoires… Ces nombreux calculs et champs à renseigner entraînent des erreurs d’inattention fréquentes difficiles à détecter.
- Construire un devis est une opération très consommatrice de temps. Il est facile de traiter un devis isolé… Mais en traiter une cinquantaine s’avère plus fastidieux… Surtout si vous êtes peu nombreux à pouvoir vous en occuper. Si la construction des devis nécessite une expertise technique alors il est presque impossible de déléguer cette tâche ce qui provoque un goulot d’étranglement au niveau du flux commercial.
Tous ces éléments nous rappellent à quel point il est difficile de gérer l’information d’une entreprise sur support papier.
Révolutionnez votre entreprise
Dans cette seconde partie nous allons vous montrer comment le passage au digital va révolutionner votre entreprise au quotidien.
- L’information digitale est partagée et diffusée instantanément dans toute l’entreprise. Cette dernière est mise à jour en un instant, en un clic. Vous vous assurez que vos collaborateurs aient accès aux informations pertinentes les plus récentes.
- Les données ne sont plus éparpillées, ne sont plus égarées. Elles sont organisées en un seul endroit sécurisé.
- Les documents numériques sont faciles à exploiter. Plus besoin de parcourir de nombreux classeurs afin de trouver une information. Les moteurs de recherche donnent accès aux documents en quelques secondes.
- Les tonnes de papiers destinées à l’archivage sont oubliées. Les documents numériques archivés ne prennent pas de place. Prenez une simple clé USB. Elle peut contenir mille fois l’encyclopédie Universalis…
- Ces données numériques sont protégées et sécurisées par le système informatique. Ce dernier vous assure le contrôle des accès : la bonne information à la bonne personne.
- Pour ce qui est de la protection contre la destruction involontaire, la réplication et l’utilisation de solutions de backup digitales est très efficace. Une solution peu onéreuse, mise en place en quelques dizaines de minutes.
Pour finir, parlons de l’un des plus gros avantages du digital : la possibilité d’informatiser des outils métiers. Prenons par exemple le cas de l’élaboration des devis : des assistants logiciels aident vos collaborateurs à construire des devis conformes dans des temps records :
- Les assistants calculent automatiquement le prix d’un produit personnalisé à partir de sa description et des règles tarifaires métier.
- D’autres règles contrôlent la consistance des informations, empêchent la saisie d’informations erronées, voire signalent les défauts et anomalies durant la construction du devis.
Tout ceci réduit considérablement le délai de création d’un devis mais permet aussi de déléguer cette tâche plus facilement. L’élaboration des devis est réalisée par les collaborateurs sur les points de ventes. Il ne reste plus qu’à les vérifier pour les valider…
Ceci n’est qu’une partie des avantages du digital. Chez Coati Factory, nous travaillons au quotidien pour mettre au point ces outils et les installer chez nos clients. Si vous souhaitez en savoir plus et en parler avec nos experts, n’hésitez pas à nous contacter.