Industrialice sus ventas: aproveche el poder de lo digital
¿Es usted una de esas empresas cuyos presupuestos y pedidos se gestionan en papel? ¿Comprobar numerosos documentos sueltos forma parte de su rutina diaria?
Entonces este artículo es para usted…
En esta primera parte, analizaremos las dificultades a las que se enfrentan las empresas que trabajan principalmente en papel.
La información es la savia de una empresa. La información en papel es muy difícil de utilizar:
- En primer lugar, los documentos sueltos son fuente de errores y confusión. La información en papel se queda obsoleta rápidamente. Es difícil de actualizar.
- Nunca se puede estar seguro de haber enviado la última versión del documento a los interesados. El seguimiento de la información en papel es muy complicado.
- Peor aún, ¿alguna vez ha extraviado documentos importantes?
- Buscar información específica, incluso en documentos ordenados en un archivador, es muy tedioso.
- Por no hablar de que archivar todo esto ocupa un espacio enorme.
- Si bien es fundamental/estratégico proporcionar la información adecuada en el momento oportuno a todos los miembros de sus equipos, es igual de importante proteger el acceso a la misma. ¿Cómo se protegen los papeles y faxes sueltos por las mesas? Revelar datos críticos a la persona equivocada puede causar graves daños a una empresa. Hay que asegurarse de que los datos están protegidos. Tanto en términos de acceso como contra la destrucción física (incendios, etc.).
- La falta de una herramienta informática conlleva otras dificultades en el día a día: la elaboración de presupuestos es especialmente difícil en papel. La complejidad de calcular el coste con todas las variantes de productos disponibles en su oferta se vuelve infernal cuando el número de presupuestos que hay que elaborar es elevado.
- El precio depende del modelo, del equipamiento, de los accesorios, etc. Estos numerosos cálculos y campos que rellenar dan lugar a frecuentes errores por descuido difíciles de detectar.
- Elaborar un presupuesto es una operación que lleva mucho tiempo. Es fácil procesar un solo presupuesto… Pero procesar unos cincuenta es mucho más tedioso… Sobre todo si no son muchos para ocuparse de ellos. Si se necesitan conocimientos técnicos para elaborar los presupuestos, es casi imposible delegar esta tarea, lo que crea un cuello de botella en el flujo de ventas.
Todos estos factores nos recuerdan lo difícil que es gestionar la información de una empresa en papel.
Revolucione su empresa
En esta segunda parte, vamos a mostrarle cómo el paso a lo digital revolucionará su negocio en el día a día.
- La información digital se comparte y distribuye instantáneamente por toda la empresa. Se actualiza en un instante, con sólo pulsar un botón. Puede asegurarse de que sus empleados tengan acceso a la información más actualizada y relevante.
- Los datos ya no están dispersos ni extraviados. Están organizados en un lugar seguro.
- Los documentos digitales son fáciles de usar. Ya no es necesario rebuscar en numerosos archivadores para encontrar una información. Los motores de búsqueda permiten acceder a los documentos en cuestión de segundos.
- Las toneladas de papel para archivar son cosa del pasado. Los documentos digitales archivados no ocupan espacio. Por ejemplo, una simple llave USB. En ella cabe mil veces la enciclopedia Universalis…
- Estos datos digitales están protegidos y asegurados por el sistema informático. Garantiza un acceso controlado: la información adecuada para la persona adecuada.
- En cuanto a la protección contra la destrucción involuntaria, la replicación y el uso de soluciones de copia de seguridad digital son muy eficaces. Es una solución barata que puede ponerse en marcha en cuestión de minutos.
Por último, hablemos de una de las mayores ventajas de la tecnología digital: la capacidad de informatizar las herramientas empresariales. Tomemos, por ejemplo, la preparación de presupuestos: los asistentes de software ayudan a su personal a elaborar presupuestos conformes en un tiempo récord:
- Los asistentes calculan automáticamente el precio de un producto personalizado a partir de su descripción y de las reglas de fijación de precios de la empresa.
- Otras reglas comprueban la coherencia de la información, evitan que se introduzca información incorrecta e incluso señalan fallos y anomalías durante el proceso de elaboración del presupuesto.
Todo ello reduce considerablemente el tiempo necesario para crear un presupuesto, pero también facilita la delegación de esta tarea. Los presupuestos son elaborados por el personal de los puntos de venta. Sólo queda comprobarlos y validarlos…
Ésta es sólo una de las ventajas de lo digital. En Coati Factory, trabajamos a diario para desarrollar estas herramientas e instalarlas en las instalaciones de nuestros clientes. Si desea obtener más información y hablar con nuestros expertos, no dude en ponerse en contacto con nosotros.